Sagshierarki¶
OpenCase giver mulighed for at organisere sager i et sagshierarki, hvor en sag kan indeholde én eller flere undersager.
Et sagshierarki gør det muligt at opdele større eller komplekse sager i mindre og mere overskuelige delopgaver, samtidig med at sammenhængen mellem sagerne bevares.
Hvornår bruges et sagshierarki?¶
Et sagshierarki er særligt nyttigt, når en sag omfatter flere selvstændige arbejdsområder eller delprojekter.
Eksempler kan være:
- Et større byggeprojekt med en undersag for hver etape.
- En virksomhedssag med separate undersager for forskellige afdelinger.
- En personalesag med særskilte undersager for forskellige hændelser.
- En borgersag med flere selvstændige sagsforløb.
Ved at opdele arbejdet i undersager bliver det lettere at organisere dokumenter, journalnotater og sagsbehandling.
Opret en undersag¶
En undersag oprettes med udgangspunkt i en eksisterende sag.
Den nye sag bliver automatisk knyttet til den overordnede sag og indgår i sagshierarkiet.
En undersag fungerer på samme måde som enhver anden sag og kan blandt andet indeholde:
- Dokumenter
- Journalnotater
- Parter
- Andre sagsbehandlere
- Påmindelser
Der er ingen begrænsning på, hvor mange niveauer et sagshierarki kan indeholde.
Oversigt over hierarkiet¶
På sagen vises relationerne mellem den aktuelle sag, dens overordnede sag og eventuelle undersager.
Dette giver et hurtigt overblik over, hvordan sagen indgår i det samlede sagsforløb.
Adgang til undersager¶
En undersag har sin egen adgangsprofil.
Det betyder, at en undersag kan have:
- en anden organisation
- et andet KLE-nummer
- en anden følsomhed
end den overordnede sag.
Dermed kan adgangen til en undersag være forskellig fra adgangen til hovedsagen.
Selvstændig adgangsstyring
Hver sag i et sagshierarki vurderes individuelt af den fælleskommunale adgangsstyring ud fra sin egen adgangsprofil.
Det gør det muligt at beskytte følsomme oplysninger i en undersag uden at begrænse adgangen til resten af sagshierarkiet.
God praksis¶
Et sagshierarki bør anvendes, når en sag bliver så omfattende, at den med fordel kan opdeles i mindre, selvstændige sager.
En opdeling kan gøre det lettere at:
- organisere dokumenter
- fordele arbejdet mellem flere sagsbehandlere
- anvende forskellige adgangsprofiler
- bevare et godt overblik over større sagsforløb
Undgå at oprette undersager, hvis oplysningerne naturligt hører hjemme i én samlet sag.