Administrer skabeloner¶
OpenCase understøtter dokumentskabeloner, som gør det muligt at oprette ensartede dokumenter med automatisk udfyldelse af oplysninger fra sager og dokumenter.
Skabeloner kan indeholde flettefelter, som automatisk erstattes med de relevante oplysninger, når der oprettes en ny fil fra skabelonen.
Kun brugere med rollen Skabelonadministrator kan oprette og vedligeholde skabeloner.
Opret en ny skabelon¶
Klik på Ny skabelon.
Angiv et navn på skabelonen.
Når skabelonen er oprettet, åbnes den automatisk i organisationens Office-program, hvor indholdet kan redigeres.
Her kan du:
- skrive standardtekst
- indsætte logoer og grafik
- formatere dokumentet
- indsætte tabeller
- indsætte flettefelter
Når skabelonen gemmes, bliver den tilgængelig for brugerne i OpenCase.
Flettefelter¶
Klik på Skabelonfelter for at få vist en oversigt over de flettefelter, der kan indsættes i skabelonen.
Når en bruger opretter en ny fil fra skabelonen, erstattes felterne automatisk med oplysninger fra den aktuelle sag eller det aktuelle dokument.
Sag¶
| Flettefelt | Beskrivelse |
|---|---|
{{sag.nummer}} |
Sagsnummer |
{{sag.titel}} |
Sagsoverskrift |
{{sag.organisation}} |
Organisationsnavn |
{{sag.kle}} |
KLE-klassifikationskode |
{{sag.følsomhed}} |
Følsomhedsniveau |
{{sag.status}} |
Sagsstatus |
{{sag.oprettet}} |
Oprettelsesdato (dd.mm.åååå) |
Dokument¶
| Flettefelt | Beskrivelse |
|---|---|
{{dokument.nummer}} |
Dokumentnummer |
{{dokument.type}} |
Dokumenttype |
{{dokument.titel}} |
Dokumenttitel |
{{dokument.oprettet}} |
Oprettelsesdato (dd.mm.åååå) |
{{dokument.status}} |
Dokumentstatus |
Adresse¶
| Flettefelt | Beskrivelse |
|---|---|
{{adresse.cpr}} |
CPR-nummer |
{{adresse.navn}} |
Navn |
{{adresse.vejnavn}} |
Vejnavn |
{{adresse.husnummer}} |
Husnummer |
{{adresse.etage}} |
Etage |
{{adresse.dør}} |
Dør |
{{adresse.postnummer}} |
Postnummer |
{{adresse.postdistrikt}} |
Postdistrikt |
Info
Flettefelterne erstattes automatisk med de aktuelle oplysninger, når en bruger opretter en ny fil ud fra skabelonen.
Upload en eksisterende skabelon¶
Hvis du allerede har en Office-skabelon, kan den uploades til OpenCase.
Klik på:
- Vælg fil
- Vælg den ønskede skabelon fra din computer.
- Klik Upload.
Den uploadede skabelon bliver herefter tilgængelig i skabelonbiblioteket.
Rediger en skabelon¶
Alle skabeloner vises i skabelonoversigten.
For hver skabelon kan du vælge Rediger.
Skabelonen åbnes i Office-programmet, hvor indholdet kan ændres.
Når skabelonen gemmes, bliver ændringerne straks tilgængelige for brugere, der opretter nye dokumenter ud fra skabelonen.
God praksis¶
For at opnå ensartede dokumenter anbefales det at:
- anvende flettefelter i stedet for at skrive oplysninger manuelt
- give skabeloner beskrivende navne
- holde antallet af skabeloner på et passende niveau
- teste nye skabeloner ved at oprette et dokument, inden de tages i brug
Tip
Brug flettefelter til oplysninger som sagsnummer, dokumenttitel og adresse. Det reducerer risikoen for fejl og sparer tid ved oprettelse af nye dokumenter.