Eksport af sager¶

OpenCase kan automatisk eksportere afsluttede sager til et filsystem, så de kan overføres til et arkivsystem eller anvendes til langtidsopbevaring.

Eksporten omfatter både sagens metadata, dokumenternes filer og de tilhørende logoplysninger.

Eksportfunktionen konfigureres på fanen Eksport.

Fanen Eksport

Konfiguration¶

På fanen Eksport kan administratoren konfigurere den automatiske eksport.

Der kan angives:

eksportmappe
om den automatiske eksport er aktiveret

Når eksportservicen er aktiveret, gennemføres eksporten automatisk én gang i timen.

Konfiguration af eksport

Manuel eksport¶

Ud over den automatiske eksport kan administratoren til enhver tid starte en manuel eksport.

Dette kan være nyttigt:

efter ændringer i konfigurationen
ved test af eksport
hvis en eksport ønskes gennemført med det samme

Den manuelle eksport udfører den samme behandling som den automatiske service.

Eksportformat¶

Hver sag eksporteres til sin egen mappe.

Strukturen ser således ud:

<eksportmappe>/
└── <sagsnummer>/
    ├── case.xml
    ├── files/
    │   ├── <dokument-id>/
    │   │   ├── fil1.docx
    │   │   ├── fil2.pdf
    │   │   └── ...
    └── logs/
        ├── case.xml
        ├── document_123.xml
        ├── document_124.xml
        └── ...

Indhold¶

Eksporten indeholder følgende filer.

Fil	Indhold
`case.xml`	Metadata for sagen og dens dokumenter.
`files/<dokument-id>/`	Dokumenternes tilhørende filer.
`logs/case.xml`	Log over handlinger på sagen.
`logs/document_<id>.xml`	Log over handlinger på det enkelte dokument.

Den eksporterede mappe indeholder dermed alle de oplysninger, der er nødvendige for at dokumentere sagens indhold og historik.

XML-skema¶

Klik på Download XML-skema for at hente XML-skemaet (XSD), der beskriver strukturen af de eksporterede XML-filer.

XML-skemaet kan anvendes til:

validering af eksporterede data
udvikling af importfunktioner
integration med arkiv- eller journalsystemer

Download XML-skema

Arkivering¶

Når en sag er eksporteret, ændres sagens status automatisk til:

Arkiveret

Dette viser, at sagen er eksporteret og klar til videre arkivering eller langtidsopbevaring.

Hvis eksporten ikke gennemføres korrekt, bevarer sagen sin oprindelige status og vil blive forsøgt eksporteret igen ved næste kørsel.

Automatisk eksport¶

Den automatiske eksportservice:

kontrollerer én gang i timen, om der findes sager, der skal eksporteres
eksporterer alle afsluttede sager, som endnu ikke er eksporteret
markerer sagerne som Arkiveret, når eksporten er gennemført

Denne proces kræver ingen manuel indgriben efter den indledende konfiguration.

God praksis¶

Det anbefales at:

placere eksportmappen på et stabilt og sikkerhedskopieret filsystem
kontrollere, at eksportservicen kører regelmæssigt
verificere de eksporterede XML-filer ved integration med eksterne systemer
gemme XML-skemaet sammen med integrationsdokumentationen

Tip

Hvis eksporten skal overføres til et arkivsystem, kan det være en fordel at lade et separat integrationssystem overvåge eksportmappen og automatisk hente nye eksporterede sager.