Aktindsigt¶
OpenCase understøtter behandling af aktindsigtsanmodninger efter de gældende regler.
En aktindsigtsanmodning behandles på den sag, som anmodningen vedrører. OpenCase understøtter hele processen fra registrering af anmodningen til udvælgelse af dokumenter, vurdering, maskering og udarbejdelse af den endelige aktindsigtspakke.
På sagens Aktindsigt-fane kan du se alle aktindsigtsanmodninger, der er registreret på sagen.
Opret en aktindsigtsanmodning¶
Vælg Ny aktindsigtsanmodning i sagens kontekstmenu.
Ved oprettelsen registreres:
- typen af aktindsigt
- oplysninger om anmoder
Type¶
Der kan vælges mellem:
- Offentlighedsloven
- Forvaltningsloven
- GDPR
Valget afgør, hvilket regelsæt der danner grundlag for behandlingen af anmodningen.
Anmoder¶
Registrér oplysninger om den person eller organisation, der har anmodet om aktindsigt.
Eksempelvis:
- navn
- adresse
- telefonnummer
Behandlingsstatus¶
En aktindsigtsanmodning gennemgår en række statusser.
Status ændres fra aktindsigtsanmodningens kontekstmenu.
| Status | Beskrivelse |
|---|---|
| Modtaget | Anmodningen er registreret. |
| Start indsamling | Udvælg de dokumenter, der skal indgå i vurderingen. |
| Start vurdering | Vurder hvert dokument og beslut, om det skal udleveres. |
| Start maskering | Maskér fortrolige oplysninger i dokumenterne. |
| Send til godkendelse | Udarbejd afgørelsen og afslut behandlingen. |
| Afsendt | Aktindsigten er sendt til anmoder. |
Status giver et hurtigt overblik over, hvor langt behandlingen er.
Indsamling af dokumenter¶
Når status ændres til Start indsamling, udvælges de dokumenter, der er relevante for aktindsigtsanmodningen.
Kun de udvalgte dokumenter indgår i den videre behandling.
Vurdering¶
Når alle relevante dokumenter er udvalgt, ændres status til Start vurdering.
For hvert dokument skal det vurderes, om dokumentet:
- skal medtages i aktindsigten
- skal udelades
Hvis et dokument udelades, kan der angives en begrundelse.
Eksempler på begrundelser kan være:
- Dokumentet er undtaget efter lovgivningen.
- Dokumentet indeholder fortrolige oplysninger.
- Dokumentet er ikke omfattet af anmodningen.
Alle vurderinger registreres som en del af behandlingen.
Maskering¶
Hvis et dokument indeholder fortrolige oplysninger, kan oplysningerne maskeres, inden dokumentet udleveres.
Eksempler på oplysninger, der ofte maskeres:
- CPR-numre
- kontonumre
- personfølsomme oplysninger
- andre fortrolige oplysninger
Maskering foretages ved at:
- downloade dokumentets fil
- maskere de relevante oplysninger
- uploade den maskerede version
Den maskerede fil anvendes herefter i aktindsigten.
Warning
Kontroller altid den maskerede fil, inden aktindsigten sendes. Maskeringen skal være permanent og må ikke kunne fjernes af modtageren.
Godkendelse¶
Når dokumenterne er vurderet og eventuelt maskeret, ændres status til Send til godkendelse.
I forbindelse med godkendelsen registreres afgørelsen.
Der kan vælges mellem:
- Fuld aktindsigt
- Delvis aktindsigt
- Afslag
Der kan samtidig skrives en begrundelse eller afgørelsestekst, som indgår i den endelige afgørelse.
Når afgørelsen er godkendt, er aktindsigten klar til afsendelse.
Aktindsigtspakke¶
Efter godkendelsen kan der dannes en ZIP-fil med hele aktindsigten.
Pakken indeholder:
- de dokumenter, der skal udleveres
- en aktliste
- afgørelsen
ZIP-filen kan herefter sendes til anmoder via organisationens normale kommunikationskanaler.
Afsendelse¶
Når aktindsigten er sendt til anmoder, ændres status til Afsendt.
Aktindsigtsanmodningen forbliver registreret på sagen, så hele behandlingsforløbet kan dokumenteres senere.
Oversigt over aktindsigtsanmodninger¶
På sagens Aktindsigt-fane vises alle aktindsigtsanmodninger, der er registreret på sagen.
Herfra kan du blandt andet:
- se den aktuelle status
- åbne en aktindsigtsanmodning
- fortsætte behandlingen
- hente den færdige aktindsigtspakke
Det giver et samlet overblik over alle aktindsigtsforløb på sagen.
God praksis¶
Det anbefales at:
- udvælge alle relevante dokumenter, inden vurderingen påbegyndes
- dokumentere begrundelsen for udeladte dokumenter
- kontrollere maskerede dokumenter grundigt
- gennemlæse afgørelsen inden godkendelse
- gemme den endelige aktindsigtspakke som dokumentation for det gennemførte forløb