Ny fil fra skabelon¶
OpenCase gør det muligt at oprette nye dokumenter ud fra skabeloner.
Ved at anvende skabeloner sikres en ensartet udformning af dokumenter, samtidig med at relevante oplysninger fra sagen og dokumentet automatisk indsættes i filen.
Nye filer oprettes på fanen Filer ved at klikke på Ny fil fra skabelon.
Vælg en skabelon¶
Når du vælger Ny fil fra skabelon, vises en liste over de skabeloner, du har adgang til.
Hvilke skabeloner der er tilgængelige, afhænger af organisationens konfiguration.
Eksempler på skabeloner kan være:
- Brev
- Afgørelse
- Referat
- Notat
- Kontrakt
Vælg den ønskede skabelon for at oprette en ny fil.
Automatisk udfyldelse¶
Når filen oprettes, indsætter OpenCase automatisk oplysninger fra sagen og dokumentet i de flettefelter, der er defineret i skabelonen.
Eksempler på oplysninger, der kan udfyldes automatisk, er:
- Sagens titel
- Sagsnummer
- Dokumentets titel
- Dokumentdato
- Organisation
- Ansvarlig sagsbehandler
Hvilke oplysninger der indsættes, afhænger af den valgte skabelon.
Flettefelter
Skabeloner kan indeholde flettefelter, som automatisk erstattes med de relevante oplysninger fra OpenCase, når filen oprettes.
Rediger filen¶
Når filen er oprettet, åbnes den i organisationens standardprogram til redigering af dokumenter.
Du kan herefter tilføje eller ændre indholdet, inden dokumentet gemmes.
Den oprettede fil bliver automatisk tilknyttet dokumentet.
Fordele ved skabeloner¶
Brugen af skabeloner giver en række fordele:
- Ensartet layout og opbygning.
- Automatisk udfyldelse af kendte oplysninger.
- Mindre risiko for fejl.
- Hurtigere oprettelse af dokumenter.
- Ensartet kvalitet på tværs af organisationen.
Administration af skabeloner¶
Skabeloner administreres af organisationens administrator.
Hvis du mangler en skabelon eller ønsker ændringer til en eksisterende skabelon, skal du kontakte din OpenCase-administrator.
Læs mere i Administratorvejledningen under Administrer skabeloner.