Microsoft Office¶
OpenCase integrerer med både Nextcloud Office og Microsoft Office, så brugerne kan arbejde i de programmer, de allerede kender.
Som standard anvender OpenCase Nextcloud Office til redigering af dokumenter direkte i browseren.
Enterprise
I OpenCase Enterprise kan brugerne desuden arbejde direkte fra Microsoft Outlook, Word, Excel og PowerPoint ved hjælp af OpenCase Office-apps.
Nextcloud Office¶
OpenCase benytter Nextcloud Office til online redigering af dokumenter.
Nextcloud Office understøtter blandt andet:
- Collabora Online
- EU Office
Dokumenter åbnes direkte fra OpenCase og redigeres i browseren uden at skulle downloades.
Flere brugere kan arbejde i den samme fil samtidig, og ændringer gemmes automatisk som nye filversioner.
Microsoft Office (Enterprise)¶
Enterprise
Integrationen med Microsoft Office er en Enterprise-funktion.
Den giver mulighed for at gemme dokumenter direkte på sager i OpenCase uden først at åbne OpenCase i browseren.
Appsene tilføjer et OpenCase-taskpanel, som kan åbnes direkte i Office-programmerne - både i browser og desktop.
Herfra kan brugeren:
- søge efter sager
- oprette nye sager
- gemme dokumenter direkte på en sag
- oprette nye dokumenter
Microsoft Outlook¶
I Microsoft Outlook kan OpenCase-taskpanelet åbnes for den valgte e-mail.
Brugeren kan herefter:
- søge efter en eksisterende sag
- oprette en ny sag
- gemme e-mailen som et dokument på sagen
Når e-mailen gemmes, registreres afsenderen automatisk som kontakt på dokumentet.
Dette gør det hurtigt at journalisere indgående og udgående e-mails uden at forlade Outlook.
Microsoft Word¶
Fra Microsoft Word kan det dokument, der arbejdes på, gemmes direkte i OpenCase.
Brugeren kan vælge at:
- gemme dokumentet på en eksisterende sag
- oprette en ny sag og gemme dokumentet her
- oprette et nyt dokument på sagen
OpenCase registrerer automatisk dokumentet og opretter den nødvendige dokumentmetadata.
Microsoft Excel¶
Fra Microsoft Excel kan regneark gemmes direkte på en sag i OpenCase.
Brugeren kan:
- vælge en eksisterende sag
- oprette en ny sag
- gemme regnearket som et nyt dokument
Dette gør det nemt at arkivere budgetter, beregninger og øvrige regneark sammen med sagens øvrige dokumenter.
Microsoft PowerPoint¶
Præsentationer kan ligeledes gemmes direkte fra Microsoft PowerPoint.
Brugeren kan:
- vælge en eksisterende sag
- oprette en ny sag
- gemme præsentationen som et dokument i OpenCase
Dermed bliver præsentationen en del af sagens samlede dokumentation.
Fordele¶
Integrationen med Office gør det muligt at arbejde i de programmer, brugerne allerede anvender i det daglige.
Det giver blandt andet:
- hurtigere journalisering
- færre manuelle arbejdsgange
- automatisk registrering af dokumenter
- ensartet dokumenthåndtering
- mindre behov for at skifte mellem forskellige systemer
God praksis¶
Det anbefales at:
- anvende Nextcloud Office til samarbejde om dokumenter i browseren
- anvende Microsoft Office-integrationerne til brugere, der arbejder primært i Office-programmerne
- gemme dokumenter direkte på sagen frem for først at gemme dem lokalt
Tip
Ved at gemme dokumenter direkte fra Office sikres det, at dokumenterne straks bliver journaliseret og versionsstyret i OpenCase.